Virtuelle Assistenz: So findest du Unterstützung
Erfahre in diesem Guide, was eine Virtuelle Assistenz (VA) ist, welche Aufgaben sie für dich erledigen kann und wo du einen passenden Dienstleister findest.
28. November 2023
9 Minuten lesen
Virtuelle Assistenten oder Virtuelle Assistentinnen (kurz VAs) sind Remote-Mitarbeiter, die dich bei bestimmten geschäftlichen Aufgaben und Dienstleistungen unterstützen können, wie bei der Verwaltung, Dateneingabe, Buchhaltung oder bei Vertrieb und Marketing.
Sie sind eine kostengünstige Möglichkeit, um dich als Geschäftsinhaber eines kleinen Unternehmens von Routineaufgaben zu entlasten und geben dir den Freiraum, damit du dich auf das Wachstum deines Unternehmens konzentrieren kannst.
Der erste wichtige Schritt? Die Erkenntnis, dass du Hilfe benötigst! Die Einstellung einer virtuellen Assistenz ist der erste Weg zum Unternehmenswachstum. In diesem Guide erfährst du:
- was eine virtuelle Assistenz macht,
- die Vor- und Nachteile einer VA,
- wo du den passenden Dienstleister findest und
- wie du eine erfolgreiche Zusammenarbeit gestaltest.
- Was ist eine virtuelle Assistenz?
- Was macht eine virtuelle Assistenz?
- Die Vorteile einer virtuellen Assistenz
- Die Nachteile einer virtuellen Assistenz
- So stellst du einen virtuellen Assistenten ein
- 6 Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz
- Finde noch heute eine zuverlässige virtuelle Assistenz auf Fiverr
Was ist eine virtuelle Assistenz?
Eine virtuelle Assistenz (VA) ist eine freiberufliche Mitarbeiterin oder ein freiberuflicher Mitarbeiter, die Verwaltungs-, Marketing- oder Geschäftsaufgaben übernimmt, die wertvolle Zeit verschlingen. Eine VA entlastet dich und gibt dir mehr Zeit, um dich auf dein Geschäftswachstum zu konzentrieren.
Sie werden manchmal auch als Virtual Assistant, virtuelle Verwaltungsassistenten oder Assistenten der Geschäftsleitung bezeichnet.
Du entscheidest, wie viele Aufgaben du an sie auslagern willst: von nur wenigen Aufgaben pro Monat bis zur engen Einbindung in die täglichen Aktivitäten deines Unternehmens.
Virtuelle Assistenzen können Experten auf bestimmten Gebieten oder für bestimmte Arten von Aufgaben sein, beispielsweise im Bereich Buchhaltung oder Marketing, oder eher allgemeinere Assistenzdienste anbieten.
Quelle: Pexels
VAs arbeiten aus der Ferne mit dir zusammen. Das bedeutet, dass du bei der Auswahl eines Dienstleisters nicht auf Deutschland beschränkt bist, sofern der Zeitplan und die Verfügbarkeit der VA deinen Anforderungen entsprechen.
Um mit ihnen zu kommunizieren, benötigst du lediglich einen Computer und eine Internetverbindung. Der durchschnittliche Stundensatz einer virtuellen Assistenz beträgt etwa 25 Euro pro Stunde.
Was macht eine virtuelle Assistenz?
Die Aufgabenbereiche einer virtuellen Assistenz konzentrieren sich häufig auf Einstiegsaufgaben, wie Verwaltungs- oder Wartungsaufgaben, für die keine speziellen Kenntnisse erforderlich sind, wie beispielsweise:
- die Verwaltung deines E-Mail-Posteingangs und Kalenders
- Skip-Tracing für Immobilienmakler
- die Planung und Verwaltung deiner Social-Media-Kanäle
- IT-Support
- die Erledigung administrativer Aufgaben
- Hilfe beim Kundenservice
- die Durchführung von Marketinganalysen
- Hilfe beim Zeitmanagement
- die Organisation deiner Buchhaltung
- das Arrangieren von Geschäftsreisen
- die Anfertigung von Transkripten
- die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden
Einige VAs bieten möglicherweise auch hochqualifizierte Dienste wie Grafikdesign, Content-Management, HR-Services oder SEO-Dienstleistungen an. Auch wenn dies wie ein zusätzlicher Vorteil erscheint, empfehlen wir dir, für diese Aufgaben lieber spezialisierte Freiberufler zu engagieren.
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Ganz gleich, welche Aufgaben auf deiner To-Do-Liste stehen, mit der Einstellung einer virtuellen Assistenz sparst du Zeit für andere wichtige Dinge in deinem Unternehmen.
Hier sind nur einige Beispiele dafür, wie du dein Business mithilfe einer VA voranbringen kannst:
- Terminplanung: Beauftrage eine VA mit der Verwaltung deines Kalenders. Sorge dafür, dass sie auch Ruhezeiten blockiert, damit du dich voll und ganz auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Eine VA kann Besprechungen organisieren und deine persönlichen Termine verwalten.
- Kundenkontakt: Ein virtueller Assistent kann ohne umfangreiche Schulung routinemäßige Kundenfragen beantworten. Eine schnelle Antwortzeit verbessert die Kundenzufriedenheit und die Wahrscheinlichkeit, dass sie deiner Marke vertrauen und einen Kauf tätigen.
- Produktrecherche: Wenn du Produkte online verkaufst, kannst du eine VA mit der grundlegenden Recherche beauftragen. Sie kann erste Erkenntnisse präsentieren oder schneller tiefgreifende Analysen durchführen, was deine Entscheidungsfindung beschleunigt.
Die Vorteile einer virtuellen Assistenz
Die Einstellung einer virtuellen Assistentin oder eines virtuellen Assistenten hat den direkten Vorteil, dass die VA dich bei der Erledigung von Aufgaben unterstützt, für die du keine Zeit hast, die du nicht beherrschst oder auf die du keine Lust hast.
Eine VA unterstützt dich bei den täglichen Geschäftsabläufen und gibt dir Zeit, um mehr Einkommen zu generieren. Hier sind einige weitere Vorteile einer virtuellen Assistenz:
- Sie arbeiten aus der Ferne: Online-Assistenten verfügen über ein eigenes Homeoffice und einen Remote-Arbeitsort. Sie können von überall auf der Welt arbeiten, was dir Geld und logistischen Aufwand erspart.
- Sie sind kostengünstiger als ein Vollzeitmitarbeiter: Die Beauftragung eines Freelancers ist mit geringeren Kosten verbunden als die Einstellung eines Mitarbeiters und die Bereitstellung eines Arbeitsplatzes. Obwohl die Stundensätze einer VA variieren, sind sie meist erschwinglicher.
- Bei Bedarf können sie auch außerhalb deiner Geschäftszeiten arbeiten: Vielleicht benötigst du jemanden, der außerhalb deiner Geschäftszeiten Kunden-E-Mails beantwortet oder über Nacht Aufgaben für dich erledigt, damit du sie am nächsten Tag fortsetzen kannst. Du kannst eine VA flexibel in Teilzeit oder Vollzeit für den gewünschten Zeitraum einstellen.
- Du kannst mehrere VAs einstellen, sodass immer jemand verfügbar ist: Mit mehreren VAs in deinem Dienstplan erhältst du immer dann Unterstützung, wenn du sie benötigst.
Die Nachteile einer virtuellen Assistenz
Alles hat eine Kehrseite. Obwohl die Vorteile einer VA insgesamt überwiegen, solltest du auch die Nachteile eines virtuellen Assistenten für dein Unternehmen berücksichtigen:
- Schulung: Du musst eine VA zuerst mit deinem Unternehmen und den erforderlichen Aufgaben vertraut machen. Um diesen Aufwand zu minimieren, weise ihr nur Aufgaben zu, die wenig Schulung erfordern, wie die Dateneingabe. Überlasse spezifischere Aufgaben anderen Mitarbeitern.
- Unterschiedliche Zeitzonen: Wenn du den Standort und die Verfügbarkeit der Person nicht genau prüfst, kann es sein, dass die tatsächliche Arbeitszeit der VA nicht mit deinen Anforderungen übereinstimmt. Denke unbedingt darüber nach, wann die Person arbeiten soll, und frage sie gezielt nach ihrer zeitlichen Verfügbarkeit.
- Sprachbarrieren: Wenn du eine VA aus einem anderen Land einstellst, stelle sicher, dass ihr professionell in der gewünschten Sprache kommunizieren könnt.
- Priorität: Eine VA arbeitet wahrscheinlich für mehrere Auftraggeber. Es könnte vorkommen, dass du warten musst, bis die Person Zeit für deine Projekte hat. Dies könnte zu Verzögerungen führen, wenn Aufgaben nicht rechtzeitig abgeschlossen werden.
So stellst du einen virtuellen Assistenten ein
Herzlichen Glückwunsch! Du hast dich entschlossen, mit einem virtuellen Assistenten zusammenzuarbeiten. Mit den folgenden vier Schritten stellst du sicher, dass die Zusammenarbeit ein voller Erfolg wird.
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1. Entscheide, welche Aufgaben du auslagern möchtest
Um Aufgaben effektiv delegieren zu können, musst du wissen, welche davon am dringendsten sind und bei welchen du am meisten Hilfe benötigst. Mit diesen zwei Tipps findest du heraus, welche Aufgaben du an eine VA auslagern könntest:
Erstelle eine Master-To-Do-Liste
Notiere alle Aufgaben, die täglich, wöchentlich und monatlich in deinem Unternehmen anfallen, in einem Dokument oder einer Tabelle. Gruppiere diese Tätigkeiten dann nach Art der Aufgabe, wie Verwaltung, Marketing oder Kundenservice oder danach, ob du diese selbst erledigen oder lieber auslagern willst.
Verwende einen Zeittracker
Wenn du nicht sicher bist, welche Aufgaben sich gut für eine VA eignen, versuche es mit einem Zeiterfassungssystem. Diese Apps verfolgen, wie viel Zeit du mit bestimmten Websites, Programmen oder Software verbringst, oder wie lange eine bestimmte Aufgabe dauert.
Tracke deine Aufgaben über einen Zeitraum von einem Tag bis zu einer Woche für jede (oder die meisten) Aufgaben auf deiner Master-To-Do-Liste. So findest du heraus, was die meiste Zeit und Energie kostet.
Oft, aber nicht immer, eignen sich extrem zeitaufwändige Aufgaben gut für einen virtuellen Assistenten. Wenn dir keine Aufgaben einfallen, die du delegieren könntest, dann sieh dir noch einmal die Liste möglicher Aufgaben im Abschnitt „Was macht eine Virtuelle Assistenz?“ an.
2. Entscheide, wenn du einstellen möchtest
Notiere als Erstes alle Eigenschaften, die dein Virtual Assistant unbedingt mitbringen sollte. Das hilft bei der engeren Auswahl. Die Eigenschaften sollten auf logistischen, fachlichen und technischen Qualitäten basieren wie:
- die Sprachen, die sie beherrschen
- die Zeitzone, die zu deinem Business passt
- die Preisspanne, die in dein Budget fällt.
💡 Tipp: Eine VA sollte ...
- zuverlässig
- einfallsreich
- flexibel
- proaktiv
- organisiert
- kollaborativ und
- kommunikativ
sein.
Berücksichtige auch spezifische Anforderungen an einen Virtual Assistant, wie die Erfahrung in deiner Branche oder Kenntnisse zu bestimmter Software oder bestimmten Tools, wie Excel oder KI-Tools zur Inhaltserstellung.
Kandidaten sollten außerdem in der Lage sein, hervorragende Referenzen oder Bewertungen vorzulegen, die ihre Fähigkeiten widerspiegeln.
3. Bewerte ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten
Stelle den potenziellen Kandidaten beim ersten Gespräch einige Fragen, um ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten einzuschätzen und festzustellen, ob ihre Persönlichkeit und ihr Kommunikationsstil zu deinem Unternehmen passt.
Stelle ihnen beispielsweise folgende Fragen:
- Wo liegen deine Fähigkeiten oder was kannst du besonders gut? Du solltest herausfinden, mit welchen Aufgaben sie vertraut sind. Du könntest näher darauf eingehen und fragen, wie viele Programme sie beherrschen und in welchen sie zertifiziert sind.
- Was sind deine Stärken und Schwächen als virtuelle Assistenz? Dies ist eine gute Frage, um herauszufinden, ob sie zu deiner Persönlichkeit und deinem Kommunikationsstil passen. Achte auf ihre Ehrlichkeit und Offenheit bei der Beantwortung dieser Frage.
- Was sind deine Arbeitszeiten? Du musst wissen, wann sie arbeiten und ob diese Zeiten mit deinen Arbeitszeiten übereinstimmen. Manche Auftraggeber verlangen, dass die VA zur selben Zeit wie sie online und verfügbar ist. Andere schicken ihnen lieber Aufgaben am Ende des Tages, damit sie am nächsten Morgen damit weiterarbeiten können.
- Hattest du schon einmal einen Auftraggeber, dessen Anweisungen kompliziert oder schwer verständlich waren? Wie bist du damit umgegangen? Achte auf ihre Antwort und entscheide, ob sie deiner Meinung nach richtig reagiert haben. Sei auf keinen Fall wertend, sondern hör einfach zu. Wenn dir ihr Lösungsansatz nicht zusagt, ist die Person möglicherweise nicht der richtige Kandidat.
- Weißt du, wie man mit meinem Produktivitätstool arbeitet? Wenn du mit einem Produktivitäts- oder Kollaborationstool arbeitest, sollte sich die VA auch damit auskennen. Wenn dies nicht der Fall ist, solltest du überlegen, ob du dir die Zeit nehmen möchtest, sie darin zu schulen. Die meisten VA lernen gerne hinzu, um ihre Auftraggeber besser unterstützen zu können.
4. Überlege dir kleine Beispielaufgaben
Bitte deinen bevorzugten Kandidaten um die Erledigung einiger kleiner Testaufgaben, die deine tatsächlichen Aufgaben widerspiegeln.
💡 Beispiele für Testaufgabe für eine neue VA:
- Wenn du Hilfe bei der Terminplanung benötigst, bitte sie darum, einen Termin zu erstellen und dich dazu einzuladen.
- Wenn du sie mit der Dateneingabe beauftragen willst, bitte sie, 30 Zeilen einzugeben.
- Wenn du Unterstützung bei der Verwaltung deines Postfachs benötigst, bitte sie, eine Seite deines Posteingangs zu organisieren.
- Wenn du Hilfe beim Social-Media-Management benötigst, bitte sie darum, auf LinkedIn zu kommentieren und zu posten.
Mithilfe von kleinen Beispielaufgaben kannst du sehen, ob sie wirklich wissen, was sie tun. Selbst wenn die Aufgabe für sie neu ist, sollten sie in der Lage sein, eine Lösung zu finden.
6 Tipps für die erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz
Für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistenz musst du die richtigen Voraussetzungen schaffen. Sie benötigen alle Anweisungen und Ressourcen, die für die Erledigung der zugewiesenen Aufgabe erforderlich sind, sowie Zugriff auf alle relevanten Dokumente oder Tools.
Bereite alles Notwendige frühzeitig vor, damit der gesamte Prozess reibungslos abläuft und deine neue VA sofort einspringen kann. Wir legen dir bei der Vorbereitung und weiteren Zusammenarbeit mit einem Virtual Assistant folgende 6 praktischen Tipps ans Herz:
1. Gib klare Anweisungen
Leicht verständliche Anweisungen sind der Schlüssel für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit einer VA. Je genauer du eine Aufgabe oder einen Prozess beschreibst, desto besser können deine Anweisungen befolgt werden.
Im Allgemeinen solltest du einer VA vor allem Aufgaben zuweisen, die nur minimale oder grundlegende Anweisungen erfordern. Wenn du offen für neue Möglichkeiten zur Erledigung einer Aufgabe bist, könntest du deiner VA freie Hand lassen. Sie verfügt möglicherweise über einen anderen Prozess, der effizienter oder einfallsreicher ist als deiner – was für das Wachstum deines kleinen Unternehmens hilfreich sein könnte.
2. Lege Ziele und Fristen fest
Egal, wie detailliert deine Anweisungen sind, du solltest deiner VA immer zwei Dinge mitteilen: das Ziel der Aufgabe und die Frist für deren Erledigung.
Das Ziel hilft ihr, auf dem richtigen Weg zu bleiben, auch wenn sie ihren eigenen Prozess verwendet. Fristen stellen sicher, dass die Dinge rechtzeitig erledigt werden. Plane für die Fristen im Fall einer Verzögerung eine Pufferzeit von ein oder zwei Tagen ein.
3. Richte deine Kollaborationstools ein
Wenn du Tools wie Asana, Trello oder ClickUp verwendest, gewähre deiner VA Zugriff. Du kannst in den Berechtigungen festlegen, dass sie nur die ihnen zugewiesenen Aufgaben sehen.
Erstelle eventuell eine Pinnwand oder ein Projekt speziell für die VA, damit sie nur die für sie relevanten Aufgaben sieht. Nutze alle Funktionen des Tools, um Aufgaben zu organisieren, Fristen hinzuzufügen und sogar die Zeit zu erfassen, damit du deine VA ordnungsgemäß bezahlen kannst.
4. Bitte sie um regelmäßige Updates
Wenn eine Aufgabe noch nicht abgeschlossen ist oder lange dauert, stelle sicher, dass dein Virtual Assistant regelmäßig Updates bereitstellt, damit du den Fortschritt überwachen und zwischendurch Feedback geben kannst.
Um deinen Stresspegel zu senken, lege zu Beginn eines Projekts die Erwartung fest, dass täglich oder wöchentlich oder immer dann, wenn ein Problem auftritt, Updates kommuniziert werden.
5. Kommuniziere Erwartungen und Feedback deutlich
Sei beim Feedback zur Arbeit der VA ehrlich und direkt. Gib konstruktive, aber keine wertende Kritik. Du musst deine Erwartungen deutlich kommunizieren.
Wenn etwas schiefgelaufen ist, solltest du zukünftige Verbesserungsmaßnahmen vorschlagen. Achte bei konstruktiver Kritik auf die Art und Weise, wie die virtuelle Assistenz reagiert. Ist sie freundlich und hilfsbereit? Oder antwortet sie mit genervten Kommentaren? Mit Personen, die Feedback annehmen, solltest du langfristig zusammenarbeiten.
6. Überlasse deiner VA kontinuierlich mehr Aufgaben
Wenn du eine VA findest, mit der die Zusammenarbeit klappt und du zufrieden bist, solltest du sie mit weiteren Aufgaben betrauen.
Alternativ könntest du sie für eine festgelegte Anzahl von Stunden pro Woche engagieren. So hast du Zugriff auf einen engagierten Assistenten, der regelmäßig bestimmte Aufgaben erledigt. Das Resultat? Dein Unternehmen läuft reibungsloser und wächst schneller – und das alles bei einer glücklichen Zusammenarbeit.
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About author
Michael Keenan
Michael is a marketer and entrepreneur living in Guadalajara, Mexico. Through storytelling and data-driven content, his focus is on providing valuable insight and advice on issues that readers care about most.
