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Ich räume deine Auftragnehmer-Abrechnungen und Bestellungen auf
Genehmigungsunterlagen, COI-Tracking und Pay-Apps für Auftragnehmer in QuickBooks
Mathew Kires – Bauadministrationskoordinator in Syracuse, NY. Monatlich koordiniere ich 15+ Genehmigungsanträge (Verträge, Versicherung, Gebühren); wöchentlich bearbeite ich 40+ Rechnungen und POs in ...
Über diesen Service
Hinter den meisten Cashflow-Problemen kleiner Bauunternehmen steckt ein Papierkram-Problem: Rechnungen, die nie rausgehen, Bestellungen, die nicht mit dem Gelieferten übereinstimmen, Unterrechnungen im Postfach, Änderungsaufträge, die auf einer mündlichen Vereinbarung basieren, die niemand fakturieren kann. Dieses Gig ist ein konzentrierter Cleanup-Sprint genau zu diesem Stapel.
Ich bin Bau-Verwaltungskoordinator, Rechnungslegung, Bestellungen und Zahlungen an Subunternehmer gehören zu meinem Daily Business. Vor dem Bau habe ich Jahre in der Speditionsrechnungsprüfung verbracht – dieselbe Disziplin: das Dokument mit der Vereinbarung abgleichen, Abweichung entdecken, Datensatz korrigieren.
Sende mir deinen Stapel und ich arbeite ihn in fokussierten Blöcken ab: Jede Rechnung wird mit der passenden PO/Vertrag abgeglichen, jede Abweichung auf einer schriftlichen Ausnahmeliste festgehalten, jede unbillere Änderung mit der Dokumentation und einer ehrlichen Notiz zu den, die nicht passen, offengelegt. Wenn eine Zahl nicht durch ein Dokument gestützt werden kann, kommt sie auf die Ausnahmeliste für deine Entscheidung. Sie wird nie stillschweigend „repariert“.
Stundenblöcke in vereinbarten Sprints, am Ende jedes Blocks eine schriftliche Zusammenfassung. 24/7 per Nachricht erreichbar.
FAQ
Automatische Übersetzung
In welchen Systemen arbeitest du?
QuickBooks Online, Excel/Google Sheets und einfache Dokumentenstapel (PDFs, Scans, E-Mails). Ich bin kein CPA und das ist kein Buchhaltungs- oder Steuerauftrag – es geht um Dokumentenbereinigung: Abgleichen, Organisieren, Eingeben und Kennzeichnen. Dein Buchhalter erhält eine saubere Datei als Grundlage.
Wie weiß ich, was du mit den Stunden gemacht hast?
Jeder Block endet mit einer schriftlichen Zusammenfassung: Was verarbeitet wurde, Mengen (ereignete Rechnungen, passende POs) und die Ausnahmeliste. Ohne Zusammenfassung kein Abrechnungs-Block – so ist die Vereinbarung.
Was ist, wenn du ein echtes Problem findest – zum Beispiel eine doppelt gezahlte Rechnung?
Das kommt auf die Ausnahmeliste mit den dahinterstehenden Dokumenten – deutlich markiert. Was du damit machst, liegt bei dir; mein Job ist, sicherzustellen, dass du es mit belegter Nachweisführung siehst.
Kann das regelmäßig vorkommen?
Ja – die meisten Cleanup-Kunden wechseln zu einem kleinen monatlichen Block, damit sich nichts mehr anhäuft. Schreib mir eine Nachricht und ich richte dir ein individuelles Angebot zum gleichen Stundensatz.
Machst du Inkassogespräche?
Nein. Ich mache die Unterlagen wasserdicht – Rechnung mit PO abgeglichen, Liefernachweis beigefügt – damit die Rechnung schwer anfechtbar ist. Die Entscheidung liegt bei dir.
